Recientemente publiqué una encuesta en LinkedIn, consultando ¿Cuál de estas causas comunes impide tu productividad?

Los resultados están en la imagen abajo.

No estás solo

Procrastinar es un problema más común de lo que piensas.

Muchas personas (yo el primero) luchamos contra la procrastinación.

Inclusive, personas altamente exitosas y motivadas que saben lo que tienen que hacer, por alguna razón no arrancan.

La procrastinación es un hábito destructivo que impide tu productividad, aumenta tu estrés y tu ansiedad.

Algunas causas de la procrastinación

Priorizar tareas sin importancia

Es más fácil trabajar en tareas pequeñas y sin importancia, que trabajar en otras con alta prioridad o más importantes.

Como consecuencia, generas la sensación de tener ocupación, sin embargo esa ocupación no es en las tareas correctas, ni haciendo buen uso del tiempo.

Falta de motivación

La falta de motivación sucede cuando reduces el sentido de valor de tu trabajo.

Al reducir el sentido de valor, sientes que algunas tareas son irrelevantes o sin importancia y das prioridad a tareas más interesantes o que tienen más significado.

Falta de información

La falta de información es una de las principales razones para que procrastines.

Te hace sentir que no sabes por dónde iniciar, cómo hacer lo que te pidieron, o cuáles son los criterios que definen tu trabajo como completado; y esto hará que la tarea parezca más difícil o compleja.

En definitiva, tienes falta de claridad para ejecutar tu trabajo.

Muchas distracciones

Vivimos en entornos llenos de distracciones: correos electrónicos, chats, notas de voz, llamadas, interrupciones, reuniones, tareas luego de las reuniones.

Adicional a esto, tienes al cerebro generando ideas y recordándote pendientes.

Incluso las tecnologías que usamos como “herramientas de productividad” son una gran fuente de distracción, a través de notificaciones constantes que captan nuestra atención.

Kanban te ayuda a ganarle a la procrastinación

Mostrando el progreso de las tareas

Visualizar el progreso puede hacer que tareas que parecían abrumadoras, parezcan más manejables.

Los indicadores de progreso pueden proporcionar muchas de las mismas recompensas emocionales que trabajar en cosas pequeñas y sin importancia.

Visualizando el flujo de trabajo de todo un proyecto, proceso o equipo

Ver cómo las tareas encajan en el flujo de trabajo y cómo el equipo se mueve hacia sus objetivos, puede hacer que las tareas se sientan más relevantes y significativas, mejorando la motivación.

Descomponiendo grandes proyectos en tareas más pequeñas

Descomponer un proyecto en tareas paso a paso y asignarlas a las personas adecuadas, hace que el flujo de información sea mucho más claro y específico.

Todos deberían tener la información necesaria para completar su tarea, y en un tablero Kanban se visualiza el flujo de información junto con el flujo de trabajo.

Limitando el TEP (Trabajo En Progreso)

Limitar la cantidad de tareas simultáneas, asegura que las personas estén trabajando en lo correcto en el momento correcto. Mejora el enfoque y reduce las distracciones, luchando contra la procrastinación al limitar las opciones.

Concluyendo…

Es evidente la forma en que Kanban enfrenta a las causas de la procrastinación.

Kanban es un método que persigue el balance entre la demanda (de trabajo por hacer) y la capacidad que tienes para atender esa demanda.

Es potente para mejorar la priorización y el enfoque y, es una solución natural para para la procrastinación.

Si en tu empresa no usan un Kanban, puedes adoptar un Kanban personal para organizar y gestionar mejor tu trabajo.

La procrastinación consume tu tiempo, tu energía y, tiene un impacto negativo en tu carrera profesional y en tu vida personal.

Te invito a tomar medidas para controlar la procrastinación y mejorar tu productividad con Kanban.

Abdiel Ledesma es Consultor de Productividad, dicta cursos de Agilidad y apoya individuos y organizaciones en la adopción de Kanban.